Modalità operative di gestione delle segnalazioni e tutela del segnalante

Soggetto giuridico coinvolto

NICOLIS PROJECT S.R.L. risulta soggetta alla Direttiva (UE) 2019/1937 recepita con il D. Lgs 24/2023 in relazione alla disciplina Whistleblowing.

Soggetti interessati

Tutti i dipendenti (lavoratori subordinati ed ex dipendenti).

Soci con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività presso le società del gruppo.

Volontari e tirocinanti (retribuiti o non retribuiti) che prestano la propria attività presso le società del gruppo.

Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso le società del gruppo.

Scopo della policy

Garantire la protezione non solo per la tutela della riservatezza, ma anche da eventuali misure ritorsive per i soggetti che si espongono con segnalazioni, contribuendo all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’azienda e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Fornire linee guida e indicazioni operative al segnalante circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di gestione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che vengono offerte in linea con i riferimenti normativi europei e locali.

Adeguatezza della segnalazione

È opportuno effettuare la segnalazione quando si viene a conoscenza di condotte illecite fondate o presunte, basate su elementi di fatto precisi e concordanti, riferite al contesto lavorativo. Oggetto di segnalazione possono essere le violazioni specifiche di norme nazionali e del diritto UE e/o fatti illeciti di diversa natura che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della società.

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o fonti scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

Destinatari della segnalazione

NICOLIS PROJECT S.R.L. ha nominato un Responsabile a livello centrale al quale è stata affidata la gestione delle segnalazioni. Detto Responsabile ha il compito di analizzare e gestire tutte le segnalazioni ricevute. Il Responsabile è Michele Ceriani.

È sempre facoltà del segnalante, in fase di trasmissione della segnalazione, escludere una o più funzioni quale destinatario della segnalazione tra quelle autorizzate.

Attività del Responsabile

Il Responsabile, in via preliminare, effettua una valutazione circa la sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione al fine di valutarne la sua ammissibilità (istruttoria preliminare).

In particolare, il Responsabile verifica:

Se la segnalazione rientra o meno nel perimetro soggettivo e oggettivo della norma (chi ha segnalato e cosa ha segnalato).

La presenza di elementi di fatto idonei a giustificare eventuali accertamenti o indagini ulteriori.

Che la segnalazione sia precisa e circostanziata e, quindi, non generica e non diffamatoria.

Che la documentazione eventualmente allegata alla segnalazione sia appropriata e coerente.

Dopo aver valutato la segnalazione come ammissibile, il Responsabile svolge l’attività di indagine (investigazione) necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti, sempre nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

Eventuali ulteriori soggetti potranno essere coinvolti previa informativa e sottoscrizione del vincolo di riservatezza.

All’esito dell’istruttoria e, comunque, entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (notifica), il Responsabile si impegna a fornire riscontro al segnalante, salvo estensione dei termini a 6 mesi se adeguatamente motivata.

Oggetti esclusi dalla segnalazione

Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.

Canale interno istituito

NICOLIS PROJECT S.R.L., sentite le rappresentanze sindacali, ha adottato la seguente soluzione: l’implementazione di apposito link a piattaforma web esterna referenziata, completa di procedura guidata di raccolta segnalazioni, così come pubblicato nella sezione “Whistleblowing” del sito web https://nicolisproject.com, canale gestito dal Responsabile, verificato da audit indipendenti e crittografia ad accesso zero per proteggere le comunicazioni. In questo modo si evita che i dati vengano violati e si garantisce che nessuno (nemmeno il provider) possa accedere al sistema e alla casella di posta collegata.

Modalità di segnalazione

La piattaforma web di cui al paragrafo precedente è articolata tramite una compilazione guidata.

Il segnalante non deve indicare propri account aziendali di posta elettronica e può preferibilmente riferire un account gratuito creato da lui oppure inserire la segnalazione in modalità anonima prevista dal sistema.

L’oggetto deve essere “nuova segnalazione”.

I dati obbligatori della segnalazione sono titolo e oggetto, come impostato dalla piattaforma.

È facoltà del segnalante indicare informazioni in merito all’identità del segnalante.

La segnalazione deve essere circostanziata, indicando:

Le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione.

La descrizione del fatto, anche in presenza di evidenza o con la possibilità di allegare documenti.

Gli elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Una volta effettuata la segnalazione, si riceverà notifica e si potrà controllare lo status della pratica sulla piattaforma web.

Con questo avviso si considera evaso il termine di notifica di ricezione della segnalazione (7 giorni).

Entro 3 mesi, salvo casi particolari, dall’avviso di ricevimento o notifica il segnalante riceverà l’esito della segnalazione.

Le segnalazioni in forma anonima verranno prese in considerazione con modalità differenti in conformità alle normative locali.

I dati e le informazioni trasmessi sono memorizzati e/o archiviati dal Responsabile e conservati per un periodo di 5 anni.

In ogni caso, l’azienda:

Promuove in tutto il processo i principi etici del rispetto dell’integrità e protezione del segnalante.

Si impegna a proteggere la privacy di tutte le persone coinvolte.

Archivia e memorizza le segnalazioni in modo sicuro.

Sottopone tutte le segnalazioni a istruttoria preliminare; il segnalante potrebbe essere ricontattato per approfondimenti dai soggetti autorizzati (Responsabile o funzioni delegate).

Garantisce che la segnalazione rimanga riservata.

Schema riassuntivo di funzionamento

Segnalazione → Istruttoria → Investigazione → Decisione → Azione → Risposta

 

 

Informativa whistleblowing

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR e dell’art. 13 del D. Lgs. 24/2023)

Il Titolare del Trattamento NICOLIS PROJECT S.R.L., nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679, fornisce le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti in forma non anonima.

Tipologia di dati trattabili

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma web dedicata e sul sito www.nicolisproject.com.

Dati comuni obbligatori, quali nome, cognome, tipo di rapporto intercorrente con l’azienda.

Dati comuni facoltativi, quali inquadramento, ruolo, qualifica, contatto telefonico, indirizzo mail.

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima attraverso canali diversi dalla piattaforma web dedicata. In caso di segnalazioni effettuate verbalmente a mezzo telefonico o in sede di specifico incontro richiesto, i dati personali trattati sono quelli comunicati volontariamente dal segnalante.

Dati personali riferiti alla persona segnalata e ad altre persone coinvolte nella segnalazione. I dati trattabili sono quelli che il segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. In questo caso l’azienda non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione e potrà quindi contemplare anche dati particolari o relativi a condanne penali e reati. I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza.

Finalità del trattamento

Esecuzione di attività istruttorie e adozione di provvedimenti: i dati saranno trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione degli eventuali provvedimenti che potrebbero rendersi necessari.

Base giuridica

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) GDPR, il trattamento è necessario all’adempimento di un obbligo di legge (D. Lgs. 24/2023 in attuazione della Direttiva UE 1937/2019).

Periodo di conservazione

I dati sono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge o comunque per consentire all’azienda la tutela dei diritti e interessi propri o di terzi (es. difesa in giudizio). I dati vengono automaticamente eliminati dalla piattaforma trascorsi 5 anni dalla chiusura della segnalazione.

Natura del conferimento

Il conferimento dei dati è facoltativo; resta inteso che un eventuale rifiuto a rispondere al momento della raccolta delle informazioni, o un eventuale diniego di trattamento dei dati, può comportare l’oggettiva impossibilità di prendere in considerazione la segnalazione.

Soggetti destinatari o categorie di destinatari dei dati

Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all’interno dell’azienda, ne abbiano necessità per il ruolo o la mansione svolta in relazione al processo di ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali.

I dati possono essere trattati, inoltre, da consulenti esterni e terze parti con funzioni tecniche, che agiscono in qualità di Responsabili o SubResponsabili del trattamento nominati ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento.

Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Corte dei Conti e ANAC).

Trasferimento dati verso un paese terzo

I dati personali non verranno trasferiti fuori dall’UE.

Diritti degli interessati

Il Regolamento (UE) 2016/679, agli artt. da 15 a 22, conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere all’azienda l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l’opposizione e la portabilità; inoltre, può proporre reclamo al Garante.